Convertir Word, Excel ou PowerPoint en PDF : à quoi s’attendre

Deux façons de produire un PDF

Le logiciel qui a créé le document connaît ses polices, sa mise en page et sa pagination. Son export PDF, par Fichier puis Enregistrer sous, propose aussi des options qu’un convertisseur externe ne reproduit pas : signets créés à partir des titres, balises de structure pour l’accessibilité, conformité à la norme ISO 19005-1 (PDF/A), propriétés du document ou marques de révision.

Les convertisseurs du navigateur dépannent quand ce logiciel n’est pas disponible, sur un téléphone ou un poste partagé par exemple. Le fichier y est lu et converti sur votre appareil, sans envoi à un serveur, comme l’explique notre guide sur le traitement local. Leur fonctionnement diffère selon le format :

Word vers PDF : des pages capturées en image

L’outil n’accepte que le format .docx. Les anciens fichiers .doc sont rejetés, tout comme les documents chiffrés : rouvrez-les dans votre traitement de texte pour les enregistrer en .docx, sans mot de passe. Le document est d’abord affiché comme une page web, en-têtes, pieds de page, notes, tableaux et images compris, puis chaque page est capturée en image et posée sur une feuille A4.

• Texte figé : le PDF ne contient que des images. On ne peut ni y sélectionner une phrase, ni y chercher un mot, ni cliquer sur un lien, et un lecteur d’écran n’y trouve rien à lire.
• Pagination : l’outil ne recalcule pas la répartition du texte. Une nouvelle page commence seulement après un saut de page manuel (Insérer, puis Saut de page) placé hors d’un tableau, après un saut de section, même continu, ou devant un paragraphe dont le style impose un saut de page avant. Appliquée par la mise en forme directe d’un paragraphe, hors de tout style, cette dernière option est ignorée. Un long passage sans aucune de ces coupures, ou un tableau qui s’étend sur plusieurs pages, est capturé d’un seul bloc, puis écrasé dans la hauteur d’une page A4 : les lignes se tassent, jusqu’à devenir illisibles.
• Pages en paysage : elles sont ramenées à la largeur d’une feuille A4 portrait. Une page A4 paysage n’y mesure plus que 14,85 cm de haut, environ 71 % de sa taille, avec un blanc en dessous.
• Polices : une police incorporée au fichier est utilisée ; sinon, si elle n’est pas installée sur l’appareil, le navigateur la remplace et les fins de ligne se déplacent. Word peut incorporer les polices (Fichier, Options, Enregistrer, « Incorporer les polices dans le fichier »), sauf celles que leur créateur a déclarées non intégrables.
• Suivi des modifications : les insertions apparaissent comme acceptées, les suppressions disparaissent et les commentaires ne sont pas reproduits. Vérifiez la version finale avant de convertir.

Après la conversion, seule la première page est montrée en aperçu : ouvrez le PDF et parcourez chaque page avant de l’envoyer.

Excel vers PDF : les données, sans la mise en forme

Le convertisseur lit les fichiers .xlsx, .xls et .csv, puis liste les feuilles du classeur, toutes cochées au départ. Chaque feuille retenue commence sur une nouvelle page, sous un titre reprenant son nom, en tableau de police 8 points. La première ligne sert d’en-tête et se répète en haut de chaque page quand le tableau en occupe plusieurs.

• Valeurs seulement : une formule apparaît sous la forme du résultat enregistré dans le fichier. Couleurs, bordures, largeurs de colonnes, graphiques et images ne sont pas repris.
• Feuilles, lignes et colonnes masquées : Excel les cache à l’affichage, mais leurs données restent dans le fichier, et le convertisseur les inclut. Décochez les feuilles masquées et supprimez, dans une copie du classeur, les lignes ou colonnes à ne pas diffuser.
• Mise en page du classeur ignorée : zone d’impression, mise à l’échelle et orientation définies dans Excel ne comptent pas. Toutes les colonnes sont tassées dans la largeur de la page, quitte à devenir très étroites ; le mode paysage leur donne plus de place.
• Caractères spéciaux : seuls ceux du jeu d’Europe occidentale sont conservés. Les autres, y compris l’apostrophe typographique ’, le tiret – ou les points de suspension en un seul signe, s’affichent « ? ».
• Classeur protégé : un fichier chiffré par mot de passe ne peut pas être lu.

Pour un classeur soigneusement mis en forme, l’export d’Excel reste préférable. Définissez une zone d’impression (onglet Mise en page, Zone d’impression), puis réglez la largeur sur « 1 page » dans le groupe Mettre à l’échelle : les colonnes tiennent alors sur une page, et les lignes se répartissent sur les suivantes.

PowerPoint vers PDF : une reconstitution simplifiée

Seul le format .pptx sans mot de passe est accepté. Chaque diapositive devient une page aux proportions de la présentation, 16:9 ou 4:3 par exemple, entièrement rendue en image. L’outil redessine lui-même ce qu’il sait lire :

• Police unique : tout le texte est écrit dans une police sans empattement et aligné à gauche, ce qui décale les titres centrés.
• Diapositives masquées : elles sont converties comme les autres, alors que l’export de PowerPoint ne les inclut que si vous cochez l’option correspondante. Supprimez-les d’une copie avant la conversion.
• Diapositive non interprétable : la page affiche un avertissement suivi du texte brut extrait.

Le résultat convient à des diapositives simples, faites de texte et de photos. Pour une présentation graphique, passez par Fichier, Exporter, Créer un document PDF/XPS : le bouton Options permet d’y choisir les diapositives, les commentaires ou des documents à plusieurs diapositives par page.

Choisir la méthode selon l’usage

Les balises de structure permettent aux personnes qui utilisent un lecteur d’écran de lire et de parcourir un document ; un PDF composé d’images en est dépourvu. Une fois le fichier obtenu, Compresser PDF allège un résultat trop lourd et OCR PDF ajoute une couche de texte cherchable aux pages converties en images. Pour le chemin inverse, lisez Convertir un PDF en Word.