Signer un PDF : ce que vaut une image, une signature simple ou qualifiée

Quatre formes de signature, quatre effets

Le vocabulaire vient du règlement (UE) n° 910/2014, dit eIDAS, applicable dans toute l’Union européenne et modifié en 2024 par le règlement (UE) 2024/1183. Le droit français précise, dans le Code civil, à quelles conditions une signature électronique fait preuve. Le tableau résume les formes que vous rencontrerez.

L’arrêt de la Cour de cassation résumé dans le tableau se prononce au regard du Code civil et du Code du travail : il ne cite pas eIDAS et ne dit donc pas si une image collée peut constituer une signature électronique simple au sens du règlement. Retenez surtout qu’une image seule, sans procédé qui établit qui l’a apposée, n’offre pas les garanties que l’article 1367 attend d’une signature électronique.

Ce que change la présomption de fiabilité

L’article 1367 du Code civil pose deux idées. La signature identifie son auteur et manifeste son consentement aux obligations de l’acte. Lorsqu’elle est électronique, elle doit reposer sur un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte. Cette fiabilité est présumée, jusqu’à preuve contraire, dans des conditions fixées par décret.

Le décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017 réserve cette présomption à la signature qualifiée. Les autres formes restent recevables comme preuve, mais aucune présomption ne joue en leur faveur : si l’autre partie conteste avoir signé, ou affirme que le document a changé, il faudra démontrer que le procédé utilisé était fiable. Plus la signature laisse de traces techniques, plus cette démonstration est aisée.

L’image de signature devant la Cour de cassation

Le 14 décembre 2022 (pourvoi n° 21-19.841), la chambre sociale de la Cour de cassation a examiné un contrat à durée déterminée dont la signature de l’employeur était une image numérisée. Le salarié réclamait la requalification en contrat à durée indéterminée, faute de signature. Son pourvoi a été rejeté : l’image ne pouvait être assimilée à une signature électronique au sens de l’article 1367, mais elle ne valait pas absence de signature, dès lors qu’il n’était pas contesté qu’elle était celle du gérant, habilité à signer.

La portée de cet arrêt se lit avec prudence, car la solution tient à l’absence de contestation sur l’origine de la signature. Une image se copie d’un fichier à l’autre en un instant : elle ne prouve ni qui l’a apposée, ni que le texte est resté identique depuis. Dès que son origine est discutée, elle pèse peu.

Elle garde sa place pour des échanges entre personnes qui se connaissent, lorsque le risque de désaccord est faible : retourner un devis accepté, un bon de commande, une autorisation de sortie scolaire, un formulaire interne. Pour un engagement important, ou face à un interlocuteur qui exige un niveau de signature, renseignez-vous avant d’envoyer.

Reconnaître une signature électronique dans un PDF

Une signature fondée sur un certificat n’est pas un dessin : elle est intégrée à la structure du fichier. Les lecteurs PDF la signalent dans un bandeau ou un panneau dédié, avec le titulaire du certificat, la date et l’état de la vérification. L’éventuel dessin visible sur la page n’en est qu’une représentation.

L’article 26 d’eIDAS exige qu’une signature avancée soit liée aux données signées de telle sorte que toute modification ultérieure soit détectable. Or les outils WeArePDF réécrivent le fichier entier lorsqu’ils l’enregistrent : appliqués à un PDF qui porte déjà une signature électronique, ils rompent ce lien et la signature apparaît invalide, même si vous n’ajoutez qu’une date.

Pour vérifier qu’une signature est qualifiée, le prestataire qui a délivré le certificat doit figurer sur une liste de confiance. En France, l’ANSSI qualifie ces prestataires et publie la liste nationale de confiance ; la Commission européenne met à disposition un tableau de bord qui donne accès aux listes des États membres.

Signer avec les outils WeArePDF

L’outil Signer PDF produit une signature de la première ligne du tableau : une image apposée sur la page, sans certificat ni scellement du contenu. Concrètement :

• Trois façons de créer la signature : la dessiner à la souris ou au doigt, taper votre nom, rendu dans une écriture cursive noire, bleue ou rouge, ou importer une image PNG ou JPG dont le fond blanc peut devenir transparent.
• Placement libre : l’image se dépose sur la page affichée, se déplace et se redimensionne ; changez de page pour signer plusieurs pages, et ajoutez si besoin la date du jour en texte.
• Mémorisation au choix : la case « Mémoriser ma signature sur cet appareil », décochée au départ, doit être cochée avant de cliquer sur « Valider la signature ». Sinon, la signature disparaît dès que la page est fermée ou rechargée ; si vous l’avez cochée, « Oublier ma signature » efface ensuite la copie gardée par le navigateur. Sur un ordinateur partagé, ne cochez pas.
• Pages pivotées ou rognées : la position est calculée sur les dimensions brutes de la page, et la rotation ou le rognage que le fichier applique à l’affichage sont ignorés. La signature peut alors arriver décalée, voire tournée ou déformée : contrôlez le document produit.
• Fichiers chiffrés : un PDF verrouillé par un mot de passe d’ouverture, ou soumis à de simples restrictions, ne peut pas être signé tel quel ; il doit d’abord passer par Déverrouiller PDF, si vous en avez le droit.

Pour un formulaire, commencez par Remplir un formulaire, qui gère les zones de saisie, les cases, les choix exclusifs et les listes de choix. Cet outil ne remplit pas les champs de signature, conçus pour recevoir une signature électronique ; il renvoie vers Signer PDF, qui pose l’image par-dessus la page à l’endroit choisi, sans remplir le champ lui-même. Après aplatissement du formulaire, un champ de signature resté vide peut subsister dans le fichier.

L’ordre compte : remplissez, aplatissez, relisez, puis signez en dernier. Conservez une copie exacte du fichier envoyé et du message qui l’accompagnait : avec une signature image, ce contexte fait partie de ce qui pourra établir votre accord.

Choisir le niveau adapté

• Un niveau est imposé par un texte, une administration, un employeur ou votre cocontractant : suivez cette exigence.
• Accord courant entre parties qui se connaissent : une image ou une signature électronique simple peut suffire en pratique, à condition de conserver les échanges qui l’entourent.
• Engagement lourd ou susceptible d’être contesté : privilégiez une signature fondée sur un certificat, proposée par un prestataire ; seule la signature qualifiée bénéficie de la présomption de fiabilité.
• Acte sous signature privée relevant du droit de la famille ou des successions : lorsqu’un écrit est exigé pour sa validité, cet écrit ne peut en principe pas prendre la forme électronique (article 1175 du Code civil).